Jakie znaczenie ma faktura proforma?
Każdy kto prowadzi swoją firmę, ale także i gros osób realizujących zakupy w sieci, otrzymał przynajmniej raz fakturę proforma. Nie każdy jednakże wie, czym w rzeczywistości jest ten dokument i co go wyróżnia od tradycyjnej faktury.
Czy fakturę proforma ujmuje się w dokumentacji księgowej?
W języku łacińskim pro forma znaczy „tymczasowo”, wobec tego często można spotkać się z określeniem, że faktura proforma to tymczasowy rachunek sprzedaży. I faktycznie, faktura tego rodzaju nie jest dokumentem księgowym, wobec tego nie uwzględnia się jej w ewidencji księgowej czy w księdze przychodów i rozchodów. Warto aczkolwiek zostawić ją w celu uzupełnienia dokumentacji transakcji.
Faktura proforma winna być traktowana wobec tego jako dokument handlowy, który rodzajem propozycji jakiejś oferty. Nie stanowi potwierdzenia zrealizowania usługi ani zakupu towaru, zatem zgodnie z przepisami ustawy o podatku od towarów i usług nie nie stanowi podłoża do odliczenia wskazanej w niej kwoty podatku VAT. Ale czy faktura proforma jest zobowiązująca? Nie, dlatego że mówi o sprzedaży czy też usłudze, która jeszcze nie była sfinalizowana, więc warunki transakcji w niej zaprezentowane mogą w dalszym ciągu podlegać negocjacjom.
Co powinno znaleźć się na fakturze proforma?
Faktura proforma wygląda i posiada te same dane co faktura VAT, m.in.:
- datę i miejsce,
- dane kontrahentów (odbiorcy oraz wystawcy),
- nazwę towarów albo usług, będących przedmiotem transakcji (wraz z wskazaniem ich jednostek miary, ilości itp.),
- wartość brutto i netto (zarówno poszczególnych towarów i usług, jak i wartość pełnego zamówienia) opisana również słownie,
- informacja o zakresie uwzględnionych rabatów,
- stawka oraz naliczona z tego tytułu wysokość podatku VAT,
- wskazanie terminu zapłaty,
- wskazanie przewidywanej daty dostarczenia towaru lub wykonania usługi.
Taką fakturę wystawca zobowiązany jest oznaczyć dostrzegalnie w nagłówku określeniem “PRO FORMA”, by bez trudności można było odróżnić ten dokument od stosownej faktury VAT, wywołującej następstwa podatkowe. Trzeba także pamiętać, iż ten typ faktury nie zwalnia z konieczności wydania kontrahentowi wiążącej faktury VAT. Co kluczowe, faktury proforma nie można wystawić w momencie, kiedy odbiorca zapłaci w całości za przedmiot transakcji czy też przeleje zaliczkę.